Jednostki, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, mają obowiązek przygotować bilans obejmujący aktywa i pasywa przedsiębiorstwa. Wchodzi on w skład sprawozdania finansowego firmy, a więc jego terminowe i poprawne przygotowanie jest konieczne.
Zasady sporządzania bilansu są określone przez ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1999 roku. Osoby, nieposiadające doświadczenia mogą mieć problem zastosowaniem przepisów w praktyce, dlatego wiele osób decyduje się na uczestnictwo w kursie księgowości dopasowanym do realiów Nowego Ładu. Aby móc prawidłowo sporządzić bilans, należy dobrze zrozumieć podstawowe pojęcia, jakie są z nim związane. Dlatego przybliżamy podstawowe zagadnienia rozszerzając je o opis.
Cechy bilansu
W bilansie wpisujemy aktywa oraz pasywa przedsiębiorstwa, które podaje się na dzień określony w dokumencie jako dzień bilansowy. Właściwie sporządzony bilans musi posiadać następujące cechy:
- zupełność (informacje dotyczące zdarzeń gospodarczych obejmuje dany okres),
- rzetelność (w dokumencie ujmuje się wszystkie składniki firmy, zgodnie ze stanem faktycznym),
- sprawdzalność (wymagane jest istnienie możliwości sprawdzenia przedstawionych danych z ich źródłem, umożliwiając potwierdzenie poprawności i kompletności),
- ciągłość (bilans zamknięcia jednego okresu jest tożsamy z bilansem otwarcia kolejnego),
- przejrzystość (dotyczy zachowania właściwej formy, pogrupowania przedstawionych składników, a czytelność dokumentu pozwala na dokonanie analizy).
Należy też przyjąć, iż rok obrotowy trwa 12 miesięcy. Jego otwarcie i zamknięcie będą związane z dokonaniem bilansu dla danego okresu. Zdarzenia gospodarcze, które są ujęte w bilansie są kwalifikowane zgodnie z zasadą memoriałową. W zastosowaniu oznacza to, że operacje zostają uwzględnione w momencie ich powstania. Wystawiona faktura powinna zostać ujęta, niezależnie od tego czy została opłacona.
Aktywa
Aktywa to majątek posiadany przez przedsiębiorstwo. Mogą one przyjmować formę materialną i niematerialną. Podstawowym ich podziałem, jest rozróżnienie na grupę obrotową i trwałą. Mianem aktywów trwałych określamy tę składniki majątku, których okres użytkowania wynosi ponad 12 miesięcy.
Przykładem takiego majątku mogą być: budynek fabryki, maszyny, wyposażenie biura. Oddzielną grupę stanowią aktywa obrotowe. Charakteryzuje je, krótszy okres – poniżej 12 miesięcy. Zaliczymy do niej między innymi: zapas materiałów niezbędnych do produkcji, środki pieniężne na firmowych kontach bankowych, należności wynikające z wystawionych faktur za dokonaną usługę.
Aktywa trwałe i ich podział
Powyższe 2 grupy ulegają kolejnym podziałom, poniżej prezentujemy poszczególne pozycje wraz z przykładem obejmowanych składników. Aktywa trwałe możemy rozdzielić na:
- wartości niematerialne i prawne (prawa autorskie, koncesje, licencje, patenty),
- rzeczowe (nieruchomości i grunty, środki transportu, maszyny, inne środki trwałe w budowie, których przykładem może być fabryka w budowie),
- należności długoterminowe (to te roszczenia, których termin zaspokojenia będzie dłuższy niż 12 miesięcy, udzielone pożyczki, zwrot podatku),
- inwestycje długoterminowe (są to te aktywa, których posiadanie ma przynieść zysk w terminie przekraczającym 12 miesięcy, mogą być to odsetki, dywidendy itp.),
- długoterminowe rozliczenia międzyokresowe (udokumentowane transakcje dotyczące kolejnych okresów rozliczeniowych, ubezpieczenia, prenumeraty).
Rodzaje aktyw obrotowych
Aktywa obrotowe, to te które będą dotyczyły krótkich okresów użytkowania czy wymagalności. Ich termin nie powinien przekroczyć 12 miesięcy, aby móc je zakwalifikować do tej grupy. Operacje gospodarcze, które kwalifikujemy do tego rodzaju podlegają następującemu podziałowi:
- zapasy (środki materialne, które posiada przedsiębiorstwo w celu sprzedaży lub wyprodukowania towaru, mogą być to przedmioty nabyte lub wytworzone oraz jeszcze w trakcie produkcji),
- należności krótkoterminowe (analogiczne jak wcześniej roszczenia charakteryzujące się krótkim okresem wymagalności – poniżej 12 miesięcy, będą to środki należne z tytułu sprzedaży, udzielonych pożyczek, dokonanych usług),
- inwestycje krótkoterminowe (środki pieniężne w postaci gotówki, środków gromadzonych na rachunku bankowym, akcje i obligacje),
- krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe (transakcja udokumentowana w danym okresie, o charakterze czasowym nie dłuższym niż 12 miesięcy, która dotyczy przyszłych okresów – abonament, prenumerata, ubezpieczenia).
Pasywa
Pasywami przedsiębiorstwa są źródła finansowania jej aktywów. Suma ich wartości powinna pokrywać się z aktywami należącymi do firmy. Podlegają one również podziałowi, który wygląda następująco w przypadku kapitału własnego:
- kapitał podstawowy (wniesiony przez właścicieli bezterminowo, może mieć formę środków pieniężnych oraz rzeczowych składników majątku),
- należne wpłaty na kapitał podstawowy (przyjmuje wartość ujemną, dotyczy niewniesionego kapitału, który był zadeklarowany),
- akcje własne (dotyczy spółek akcyjnych i przyjmuje wartości ujemne),
- kapitał zapasowy (część kapitału przeznaczona na pokrycie możliwych strat),
- kapitał z aktualizacji wyceny (głównie odnosi się do zmiany wartości aktywów trwałych i długoterminowych inwestycji, obejmuje różnice jakie wynikają z aktualnych wartości składników),
- kapitały rezerwowe (zgormadzone środki z zysku dla pokrycia zobowiązań lub strat),
- zysk (strata) z ubiegłych lat (środki pochodzące z zysku, które nie zostały zagospodarowane lub niepokryte straty),
- zysk (strata) netto (jest to wynik wygospodarowany, będzie to różnica między kosztami ponoszonymi przez firmę, a przychodem),
- odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (przyjmuje wartość ujemną, będzie dotyczył odpisów z zysku (straty) netto dokonanych w danym okresie bilansowym).
Pasywami będą również uzyskane środki, podlegające zwrotowi. W bilansie należy wykazać zobowiązania oraz rezerwy przeznaczone na ich pokrycie. W pasywach kolejne informacje należy umieścić rozgraniczając je na:
- rezerwy na zobowiązania (ich termin ciężko sprecyzować, powstaje w skutek udzielonych poręczeń, postępowań sądowych w toku),
- zobowiązania długoterminowe (termin wymagalności liczony od dnia bilansowego jest dłuższy niż 12 miesięcy w tym miejscu wpisuje się puszczone w obieg obligacje oraz zaciągnięte pożyczki),
- zobowiązania krótkoterminowe (różnią się od powyższych terminem do 12 miesięcy, przykładem wykazywanych informacji to: zaległości w wypłatach wynagrodzeń, zobowiązania względem instytucji państwowych, zaciągnięte pożyczki oraz obligacje),
- rozliczenie międzyokresowe bierne (w przypadku poniesienia kosztu, na który nie otrzymano jeszcze faktury) i rozliczenia okresowe przychodów (środki otrzymane, których wykorzystanie planowane jest już w przyszłych okresach rozliczeniowych, mogą być to dotacje, pożyczki, zaliczki, zadatki, darowizny).
Właściwa forma
Najłatwiejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z gotowych formularzy, które wystarczy odpowiednio wypełnić. W trakcie sporządzania dokumentu należy pamiętać o przestrzeganiu zasad, jakie obowiązują.
