Zadzwonił ważny telefon w sprawach biznesowych? Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej pomoże Ci w komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie i będzie łatwym sposobem przekazania współpracownikom ważnych informacji. Sprawdź, jak poprawnie napisać taki dokument i w czym pomaga notatka służbowa.
Rozmowy biznesowe w ostatnim czasie zmieniły swoją formę. Zamiast spotkania, często decydujemy się na rozmowę telefoniczną z pracodawcą, klientem lub współpracownikami. Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej pomoże przekazać nam ważne informacje i ustalone priorytety. Takie krótkie notatki ze spotkania przygotowuje się w celu dostarczenia ważnych informacji innym członkom zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć w dialogu lub należą do innej filii w firmie. Najczęściej jest przygotowywana przez szefa lub managera zespołu, bo to oni reprezentują spółkę w ważnych naradach biznesowych.
Chcesz wiedzieć jak prawidłowo przygotować się do spotkania biznesowego? Odwiedź koniecznie forum praca GoWork.pl.
Notatka służbowa pozwala na szybką komunikację wewnętrzną i jest powszechnie stosowana w środowisku pracowniczym. Jeżeli Twoja praca polega na obsłudze klienta biznesowego, to zapewne często komunikujesz się z nim drogą mailową bądź telefoniczną. Poprawnie sporządzona notatka służbowa z rozmowy telefonicznej z klientem pomoże Ci w przedstawieniu efektów współpracy reszcie zespołu lub sprawozdaniu do przełożonego wyników negocjacji. Taką notatkę można sporządzić ręcznie lub w formie elektronicznej.
Przykładowa notatka służbowa z rozmowy telefonicznej pomoże Ci zaoszczędzić cenny czas. Ma ona charakter formalny i powinna być zwięzła i prosta w przekazie. Zastanawiasz się, co dokładnie napisać, aby notatka służbowa była sporządzona poprawnie? Zaznacz datę i miejsce pisania dokumentu, określ temat rozmowy telefonicznej, wpisz imię i nazwisko nadawcy oraz odbiorcy i pamiętaj o swoim podpisie na dole dokumentu oraz odpowiednich załącznikach. Treść notatki powinna składać się z trzech części: wprowadzającej, właściwej i kończącej. Ważne, aby treść była obiektywna i rzetelna. Nie powinno wplatać się w tekst własnych osądów i opinii dotyczących tematu. Zwróć uwagę na poprawność pisma, unikaj błędów ortograficznych i stylistycznych. Jedna strona - to maksymalna długość, jaką powinna mieć notatka służbowa z rozmowy telefonicznej. Wzór takiego pisma jest powszechnie udostępniany w niektórych firmach, jeżeli jednak musisz sporządzić dokument samodzielnie, to pamiętaj o kilku podstawowych zasadach, których warto przestrzegać, podczas tworzenia notatki służbowej.
Schemat napisania prawidłowej notatki służbowej jest przydatny podczas jej tworzenia. Mając pod ręką wzór takiego dokumentu, wystarczy go wypełnić i przekazać do zakładu pracy. Przygotowaliśmy wzór dokumentu, jaki należy sporządzić po służbowej rozmowie telefonicznej. Ważne, aby w treści zawrzeć wszystkie kwestie, które zostały poruszone podczas dialogu i ewentualne rozwiązania, do których udało się dojść drogą telefoniczną.
Data i miejsce
Imię nadawcy (kto dzwonił)
Imię odbiorcy (kto odebrał)
Temat rozmowy telefonicznej (w jakiej sprawie się kontaktowano)
Treść notatki z rozmowy telefonicznej
podpis sporządzającego
załączniki
